Erfahren sie in diesem Tutorial, wie sie im oorixx ERP System auf einfache und schnelle Weise eine Rechnung erstellen.
Diese Dokumentation können sie ebenso für folgende Vorgänge anwenden:
- Kostenschätzung erstellen
- Angebot erstellen
- Auftrag erstellen
- Rechnung erstellen
- Lieferschein erstellen
- Ausgabeschein erstellen
- Gutschrift erstellen
Auftragsverwaltung
Wechseln sie zum erstellen einer Rechnung in die Auftragsverwaltung.
Wählen sie links in der Kundenliste den Kunden aus, für welchen wir hier eine Rechnung erstellen. Sollte der Kunde noch nicht im System angelegt sein, können sie diesen rechts oben mit Klick auf den Button <Kunde hinzufügen> neu anlegen.
Nach einem Klick auf den gewünschten Kunden öffnet sich im rechten Bereich die Auftrags- und Vorgangsliste dieses Kunden.
Rechnung erstellen
Um nun für diesen Kunden eine neue Rechnung zu erstellen klicken sie oben Rechts auf den Button <Neuer Vorgang>. Es öffnet sich ein Dropdownmenü mit Auswahlmöglichkeiten aller möglichen Vorgänge. Hier wählen wir nun <Rechnung neu> aus.
Auftragserfassung
Es öffnet sich nun die Auftragserfassung.
Im oberen Bereich sehen sie die drei Tabs. Diese drei Schritte sind notwendig um einen Vorgang komplett zu erstellen.
Wir befinden uns nun im ersten Tab.
Rechnungsadresse
Im linken Bereich sehen sie den Adressbereich. hier können sie noch diverse Anpassungen zur Rechnungsadresse vornehmen.
Währung und Steuern
Im mittleren Bereich sehen sie diverse Einstellmöglichkeiten zu Währung und Steuer. Hier können sie eine Auswahl zu diversen Steuerfrei-Regelungen aktivieren oder deaktivieren.
Im Feld Währung können sie eine der hinterlegten Währungen auswählen. Standardmäßig wir die Währung gewählt, welche dem Kunden in den Kundendaten bereits zugewiesen wurde.
Steuerfrei Regelungen
Innergemeinschaftliche Lieferungen und Spezielle Steuerfrei Regeln
Hier können sie eine Auswahl zu diversen Steuerfrei-Regelungen aktivieren oder deaktivieren.
Weitere Steuerfrei-Regeln können in den Firmeneinstellungen hinterlegt werden
Interner Vermerk
Im rechten Bereich sehen sie eine Vorschau der Rechnungsadresse, an welche diese Rechnung gestellt wird.
Im Bereich Interner Vermerk können sie eine interne Notiz zu diesem Vorgang hinterlegen, welche nur Mitarbeiter sehen.
Positionen erfassen
Nun wechseln wir in den zweiten Tab – Positionen erfassen.
Hier sehen sie die Positions-Erfassungs-Maske. Diese gliedert sich in drei Bereiche.
- Im linken Bereich finden sie verschiedene Auswahlmöglichkeiten wie Artikel, Texte, Pauschalen und abzurechnende Arbeitszeiten
- Im oberen Bereich befindet sich die Erfassungs- und Bearbeitungsmaske.
- Im unteren Bereich befindet sich die Positionsliste, welche in unserem Fall noch leer ist.
Artikel einfügen
Wir suchen nun im linken Bereich unseren Artikel aus. Durch Klick auf das grüne <übernehmen Zeichen> wird dieser Artikel in die Erfassungsmaske übernommen. Dort kann dieser Posten bearbeitet werden.
Durch klicken auf den Button <Übernehmen> wird dieser Posten in die Postenliste übernommen.
Der gewählte Artikel wird nun unterhalb in die Positionsliste übernommen. Auf die selbe Weise fügen wir nun noch unsere weiteren Artikel hinzu.
Textposition einfügen
Nun ist es so, dass der Kunde die verschiedenen Artikel entsprechenden Abteilung zugeordnet haben möchte. Dies machen wir in diesem Fall am einfachsten mit einer freien Textposition.
Dazu klicken sie im linken Bereich auf den Tab <Texte>. Nun erhalten sie eine Auswahl an vordefinierten Standardtexten, welche sie auf die selbe Weise in die Erfassungsmaske übernehmen können wie bereits aus der Artikelauswahl.
Oder sie schreiben einfach direkt in die Erfassungsmaske den gewünschten Positionstext.
Pauschalen
Nun sollten wir noch eine Position mit diversen Klein Materialien anfügen.
Da es sich dabei nicht um einen Artikel handelt, sondern eher um eine Pauschale, wählen wir dafür im linken Tab-Bereich den Tab Pauschalen.
Sie sehen eine Liste mit vordefinierten Pauschalen, welche sie auf die selbe Weise in die Erfassungsmaske übernehmen können, wie bereits aus der Artikel- oder Textauswahl.
Positionen sortieren
Die einzelnen Positionen können sie jederzeit frei per Drag ‘n Drop innerhalb der Positionsliste verschieben.
Position bearbeiten
Um eine Position zu ändern, machen sie auf die entsprechende Position einen Doppelklick oder klicken links auf das Bearbeiten-Symbol. die Position wird somit in die Erfassungsmaske übernommen, wo sie diese Position bearbeiten können. In unserem Fall ändern wir einfach den Preis. Anschließend auf “Update” klicken, und die Positionsänderung wird übernommen.
Zusätzliche Angaben
Nachdem wir alle Positionen erfasst und richtig geordnet haben, wechseln wir in den dritten Tab.
Lieferbedingungen
Im linken Bereich machen wir die nötigen Angaben zu den Lieferbedingungen.
Lieferung nach Zahlungseingang
Aktivieren sie diesen Punkt, wenn die Auslieferung der Artikel erst nach Zahlungseingang erfolgen soll.
Leistungsdatum
Wählen sie hier den Zeitpunkt, in dem die Leistung gegenüber dem Kunden erbracht wurde. Sie können bei Bedarf dieses Feld auch leer lassen.
Lieferdatum
Wählen sie hier den Zeitpunkt, in dem die Ware an den Kunden gesendet wird.
Lieferbedingungen und Lieferadresse anzeigen
Im Bereich “Lieferbedingungen und Lieferadresse anzeigen” können sie entscheiden, ob auf der Rechnung die Lieferadresse und die Lieferbedingungen angezeigt werden sollen.
Standardmäßig ist die Rechnungsadresse auch die Lieferadresse. Außer sie haben in den Kundeneinstellungen eine Abweichende Standard-Lieferadresse angeführt.
Um eine Abweichende Lieferadresse anzuführen, wählen sie im unteren Bereich unter <Abweichende Lieferadresse> eine in den Kundeneinstellungen hinterlegte Lieferadresse aus, oder führen sie manuell eine abweichende Lieferadresse ein.
Erfüllungsort
Im mittleren Bereich sehen sie den Standard Erfüllungsort, welcher in den Firmeneinstellungen hinterlegt werden kann. Sollte sich der Erfüllungsort zu dieser Rechnung ändern, geben sie diesen in das Feld “Erfüllungsort” ein.
Starttext / Schlusstext
Direkt darunter finden sie die beiden Textfelder, <Starttext> und <Schlusstext>. Der Starttext wird auf der Rechnung oberhalb, der Schlusstext unterhalb der Positionsliste angezeigt. Standardmäßig werden die in den Firmeneinstellungen hinterlegten Standardtexte angeführt. Sie können diese jederzeit auch frei abändern.
Zahlungsbedingungen
Im rechten Bereich geht es nun noch um die Zahlungsbedingungen. Wählen sie hier aus den in den Firmeneinstellungen hinterlegten Standard-Zahlungsbedingungen die gewünschte Zahlungsbedingung aus.
Sie können auch eine individuelle Zahlungsbedingung anführen. Wählen sie dazu <individuelle Zahlungsbedingung> aus.
Nun können sie die Zahlungsbedingungen frei editieren. Im Textfeld darunter können sie einen Freien Text als Zahlungsbedingung eingeben.
Automatischer Mahnlauf
Ist dies Aktiviert, wird automatisch eine Zahlungserinnerung an den Kunden gesendet, sobald die Zahlungsfrist überschritten wird.
Lassen sie dieses Deaktiviert, wird die überfällige Rechnung zwar in die Mahnliste aufgenommen und die entsprechende Mahnstufe gesetzt, aber nicht automatisch gesendet. Diese müssten sie also anschließend Manuell senden.
Rechnung Speichern
Haben sie alle nötigen Angaben zu dieser Rechnung gemacht. Speichern sie diese, indem sie auf den Button <Speichern> klicken.
Rechnung Entwurf
Die Vorgangsliste wird aktualisiert und sie sehen nun die erstellte Rechnung als Entwurf markiert.
Jetzt scheint diese Rechnung im Bereich Entwürfe auf. Ebenso erscheint unsere Rechnung auch auf dem Dashboard im Bereich “Entwürfe”.
Rechnung Vorschau
Für eine Vorschau der Rechnung klicken sie in der Auftragsliste auf das PDF Symbol.
Da es sich noch um einen Entwurf handelt sehen sie auch auf der Vorschau ein Entwurf-Wasserzeichen.
Rechnung bearbeiten
Um die Rechnung zu bearbeiten klicken sie auf das grüne Bearbeiten-Symbol.
Rechnung abschließen und PDF drucken
Sind alle Angaben zu dieser Rechnung komplett und richtig, können sie diese Rechnung abschließen. klicken sie dazu auf den Button <Rechnung abschließen und PDF erstellen>.
Erst mit diesem Klick wird dieser Rechnung eine gültige Rechnungsnummer vergeben.
Sie sehen nun, dass diese Rechnung keine Entwurf-Markierung mehr besitzt, und eine richtige Rechnungsnummer erhalten hat.
