Zahlungserinnerung und Mahnung per E-Mail versenden

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Mahnlauf manuell oder automatisiert

Versenden Sie Zahlungserinnerungen oder Mahnungen einfach per Email. Der E-Mail Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen kann manuell oder auch automatisch funktionieren.  Um den Email-Versand zu automatisieren aktivieren sie in der Auftragserfassung die Schaltfläche Automatischer Mahnlauf.

Bei Automatisiertem Mahnlauf wird nach Ablauf der angeführten Zahlungsfrist und verstreichen der Mahnverzögerung automatisch ein Email mit einem Vordefinierten Text versendet.

Auftragsverwaltung > Rechnung bearbeiten > Zusätzliche Angaben

 

Mahnungs-Email manuell senden

Um eine Zahlungserinnerung oder Mahnung manuell oder auch erneut zu senden wechseln sie in den Bereich Offene Posten > Mahnverfahren.

Wählen sie die Mahnung aus eine der Mahnstufen-Listen. Durch klicken auf die gewünschte Mahnung öffnet sich ein Dropdown mit weiteren Informationen zu der jeweiligen Mahnung.

Offene Posten > Mahnverfahren > Laufende Mahnverfahren

Am rechten Rand des Listeneintrages sehen sie ein Senden-Symbol. Anhand dieses Symbols erkennen sie, ob diese Mahnung bereits versendet wurde.

rot Mahnung wurde noch nicht versendet

grün Mahnung wurde bereits gesendet

 

Email bearbeiten

Durch klicken auf das Senden-Symbol im Dropdown öffnet sich der Email-Bereich, indem sie die zu sendende Nachricht bearbeiten können

Das Email Formular wird standardmäßig mit einem vordefinierten Standardtext gefüllt. Diese Standardtexte können sie in den Firmeneinstellungen im Bereich Mahnwesen & Zahlungserinnerungen hinterlegen.

 

Dokumente anhängen

Standardmäßig ist das Mahnschreigen in PDF bereits als Email-Anhang eingebunden. Sie können jedoch weitere Dokumente an das Email anhängen:

Im unteren Fensterbereich finden sie weitere Dokumente, welche sie durch klicken auf das jeweilige Senden-Symbol der Email anhängen können.

  • Vorangegangene Mahnschreiben
  • Original Rechnung

 

Email Anhang hochladen

Es besteht auch die Möglichkeit weitere Dokumente oder Dateien der Email anzufügen. Klicken sie dazu auf die Upload-Fläche um Dateien aus ihrem PC aus zu wählen, oder ziehen sie die Dateien per Drag & Drop auf die Upload-Fläche.

 

 

 

 

 

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